Limpieza de archivos y eliminación de polvo

1. Por qué el polvo importa en los archivos

El polvo es más que un problema estético.

La materia particulada depositada puede:

• abrasionar superficies de papel frágiles durante la manipulación;
• ensuciar páginas, encuadernaciones y contenedores;
• transportar contaminantes químicamente activos;
• proporcionar nutrientes o refugio a algunas plagas y microorganismos;
• transferir la contaminación de las cajas a los documentos y a las superficies de trabajo;
• reducir la capacidad de inspeccionar las colecciones en busca de moho, insectos y daños.

Una investigación de The National Archives del Reino Unido descubrió que la aspiración era más eficaz para eliminar el polvo de prueba que otros métodos de limpieza en seco y confirmó el valor de las carpetas y cajas para limitar la deposición y transferencia de polvo.

Esto respalda un principio básico de conservación:

Prevenir la entrada de polvo cuando sea posible; eliminar el polvo acumulado de forma controlada; proteger las colecciones limpiadas mediante un buen almacenamiento y contenedores.

2. Evaluar antes de limpiar

No todos los artículos polvorientos deben limpiarse de la misma manera.

Antes del tratamiento, evalúe:

• resistencia del papel;
• friabilidad de la superficie;
• rasgaduras y pérdidas;
• estabilidad de los medios;
• estado de encuadernación;
• presencia de pigmentos sueltos;
• moho activo o inactivo;
• residuos de insectos;
• daños por agua o fuego;
• componentes fotográficos o de técnica mixta;
• tratamientos de conservación anteriores.

Un registro moderno resistente en una carpeta estable puede tolerar una limpieza en seco rutinaria.

Un manuscrito frágil con tinta descascarada puede requerir un conservador y un enfoque mucho más controlado.

Separe el polvo del moho activo

El polvo y el moho no son problemas intercambiables.

El moho activo puede aparecer húmedo, blando, velloso o untuoso y suele indicar un problema de humedad no resuelto.

Cuando hay moho activo:

• aislar los materiales afectados;
• detener la fuente de humedad;
• controlar la HR y la temperatura;
• considerar congelar el papel húmedo si no es posible un tratamiento inmediato;
• utilizar los controles de salud ocupacional adecuados;
• obtener asesoramiento sobre conservación o remediación de moho cuando sea necesario.

La limpieza no debe comenzar simplemente porque haya material visible en la superficie.

3. Limpieza en seco de superficies

Para libros estables y papel de archivo, los métodos secos suelen ser los preferidos para la eliminación rutinaria de polvo.

No se deben introducir agua ni productos químicos de limpieza a menos que el material haya sido evaluado para un tratamiento de conservación específico.

Los métodos secos comunes pueden incluir:

• cepillos suaves;
• aspiración controlada;
• goma vulcanizada o esponjas de conservación para superficies apropiadas;
• materiales de borrado especializados para papel seleccionado;
• paños de baja abrasión para cajas o estanterías adecuadas.

El objetivo es eliminar la contaminación suelta sin introducir las partículas más profundamente en el objeto ni rayar la superficie.

Trabaje de las áreas más limpias a las más sucias

Un flujo de trabajo práctico a menudo comienza con:

1. cubierta exterior;
2. encuadernación o volumen cerrado;
3. bordes del bloque de texto;
4. superficies internas seleccionadas cuando sea necesario y seguro;
5. superficie de trabajo y herramientas.

Esto reduce la posibilidad de transferir polvo exterior pesado a áreas internas más limpias.

4. Aspirado con HEPA

Una aspiradora equipada con un filtro de aire de partículas de alta eficiencia adecuado se utiliza ampliamente para la limpieza de colecciones.

El punto importante no es simplemente la presencia de un motor de aspiración.

El rendimiento de limpieza depende de:

• filtración;
• succión controlable;
• diseño de la boquilla;
• técnica del operador;
• soporte para el objeto;
• contención de las partículas eliminadas.

Controle la succión

La potencia completa de una aspiradora doméstica puede dañar materiales frágiles.

Utilice una succión reducida y ajustable, y mantenga la boquilla bajo el control del operador.

Para muchos libros y documentos, se puede utilizar un cepillo suave para dirigir el polvo hacia la boquilla de la aspiradora sin permitir que la boquilla raspe el objeto.

Se puede colocar una pantalla protectora sobre la boquilla o sobre una superficie frágil para reducir el riesgo de que pequeños fragmentos sean succionados por la aspiradora.

No redistribuya el polvo

Los paños de polvo secos que simplemente levantan partículas hacia la sala pueden trasladar la contaminación de una parte de la colección a otra.

Un sistema de extracción con filtrado adecuado captura el polvo eliminado en lugar de redistribuirlo.

Esta distinción cobra cada vez más importancia durante la limpieza de archivos de gran volumen.

5. Limpieza de libros y volúmenes encuadernados

Para libros estables, la eliminación de polvo exterior generalmente comienza con el volumen cerrado.

Se puede prestar especial atención a:

• borde superior del bloque de texto;
• cabezada y zona del lomo;
• borde delantero;
• borde inferior;
• tapas o cubierta;
• surcos y juntas.

El borde superior suele acumular la mayor carga de polvo.

El trabajo debe dirigir la contaminación lejos del bloque de texto en lugar de cepillarla hacia las páginas.

Limpieza interior

Abrir un volumen introduce un riesgo adicional de manipulación.

La limpieza interna solo es apropiada cuando:

• hay polvo o contaminación en el interior;
• la encuadernación se abre de forma segura;
• el papel y los medios son estables;
• el método de limpieza es adecuado para el material.

No fuerce una encuadernación apretada o dañada para aplanarla durante la limpieza.

Utilice soportes o cunas para libros cuando sea necesario.

6. Documentos sueltos y archivos documentales

Las hojas sueltas son especialmente vulnerables a:

• desgarros en los bordes;
• arrugas;
• pérdida de fragmentos;
• alteración de medios friables.

Los documentos deben apoyarse sobre una superficie plana y limpia.

La dirección de la limpieza debe evitar empujar partículas hacia bordes rasgados, pliegues o pérdidas.

Al trabajar con una carpeta de archivo, mantenga el orden de los documentos.

La preservación de la organización intelectual es tan importante como la limpieza física.

Utilice marcadores temporales o procedimientos de control de lotes cuando el material deba salir de su envoltorio original.

7. Libros y papel afectados por moho

Los residuos de moho inactivos pueden eliminarse de materiales seleccionados mediante aspiración controlada con HEPA y otros métodos secos.

Sin embargo, se debe considerar el entorno de trabajo.

Los residuos de moho pueden contener esporas, fragmentos y alérgenos incluso cuando el crecimiento ya no está activo.

Dependiendo de la escala y la condición, los controles pueden incluir:

• aislamiento de colecciones limpias;
• extracción local;
• equipo de protección personal;
• trabajo en un área de limpieza dedicada;
• aspiración con filtro HEPA;
• limpieza o reemplazo de envoltorios contaminados.

Para un brote grande, es apropiado el asesoramiento de un especialista.

La limpieza no resuelve la causa

Después de la limpieza, investigue:

• HR elevada;
• fugas;
• condensación;
• ventilación inadecuada;
• materiales de construcción húmedos;
• almacenamiento contra paredes exteriores húmedas;
• zonas de climatización (HVAC) o almacenamiento contaminadas.

Sin una corrección ambiental, el moho puede reaparecer.

8. Extracción de polvo y estaciones de trabajo con presión negativa

Para la limpieza rutinaria o de gran volumen de colecciones, una estación de trabajo dedicada puede mejorar tanto el control del proceso como la protección del personal.

Una estación de trabajo de limpieza para conservación puede combinar:

• presión negativa local;
• extracción descendente o trasera;
• herramientas de succión ajustables;
• filtración HEPA;
• iluminación controlada;
• superficies de trabajo con altura ajustable;
• soportes de objetos;
• monitoreo de filtros;
• recogida segura de polvo.

El propósito no es “aspirar el polvo de la colección lo más rápido posible.”

La estación de trabajo debería, en cambio, crear una zona controlada en la que las partículas liberadas por el cepillado o la aspiración se capturen antes de que se dispersen por la sala.

Por qué ayuda la presión negativa

Una zona local de presión negativa dirige el aire contaminado hacia el sistema de filtración.

Esto puede reducir:

• la migración de polvo hacia material limpio adyacente;
• la exposición del operador;
• la redeposición en los objetos limpiados;
• la contaminación del laboratorio de conservación en general.

El flujo de aire debe seguir siendo adecuado para material frágil. Una velocidad local excesiva puede alterar fragmentos sueltos o documentos ligeros.

9. Un flujo de trabajo práctico para limpieza por lotes

Los proyectos de archivo de gran envergadura se benefician de una secuencia repetible.

1. Recibir e identificar

Registrar la referencia de la caja, colección, estante o lote.

2. Evaluar

Comprobar si hay objetos frágiles, moho activo, material húmedo, indicios de plagas y medios mixtos.

Separar el material que requiera tratamiento especializado.

3. Limpiar el exterior del contenedor

Elimine el polvo suelto antes de abrir.

4. Limpie los objetos

Utilice el método menos agresivo que logre el objetivo de limpieza.

5. Inspeccione

Busque:

• moho;
• insectos;
• rasgaduras;
• papel quebradizo;
• carpetas dañadas;
• fallo del adhesivo;
• componentes desprendidos.

6. Reubique

Reemplace las carpetas y cajas sucias o inadecuadas cuando sea necesario.

7. Registre las excepciones

Documente los objetos que requieran un trabajo de conservación adicional.

8. Devuelva al almacenamiento limpio

No coloque el material limpio de nuevo en estantes con polvo o en contenedores contaminados.

10. Estanterías, cajas y control preventivo

La limpieza es más eficaz cuando se combina con la mitigación del polvo.

Las medidas preventivas pueden incluir:

• cajas y carpetas de archivo apropiadas;
• armarios de almacenamiento cerrados cuando sea adecuado;
• sistema de climatización filtrado;
• buenos sellos en puertas y ventanas;
• limpieza periódica de las estanterías;
• la separación de las actividades de carga y recepción de material sucio del almacenamiento limpio;
• programas de limpieza basados en la carga de polvo y el uso;
• monitoreo del polvo de construcción o renovación.

El estudio de los Archivos Nacionales demostró que las carpetas y cajas de archivo pueden reducir significativamente la transferencia de polvo a los documentos.

Por lo tanto, la estrategia de conservación debería ser:

Controlar la entrada → Encerrar → Limpiar cuando sea necesario → Mantener el entorno de almacenamiento

en lugar de depender únicamente de la limpieza repetida de los objetos.

11. Verificación y control de calidad

Un proyecto de limpieza de colecciones debería definir qué significa “limpio”.

Los posibles controles de aceptación incluyen:

• reducción visible del polvo superficial suelto;
• sin nuevos desgarros ni abrasiones;
• sin pérdida de medios ni fragmentos;
• orden de archivo preservado;
• contenedores limpios o reemplazados;
• eliminación de materiales desechables contaminados;
• mantenimiento correcto de los filtros HEPA;
• excepciones documentadas.

Para flujos de trabajo de alto volumen, la revisión periódica de la técnica del operador ayuda a mantener la coherencia.

La limpieza es un proceso de conservación manual incluso cuando se utiliza equipo especializado.