Le nettoyage des archives peut impliquer de la poussière libre, des résidus de moisissures ou des contaminants inconnus, chacun avec des pratiques de travail et des risques différents. Identifiez la source et les tâches de manipulation avant de spécifier la capture, la filtration et la maintenance.
La sélection doit tenir compte à la fois des collections fragiles et de l'exposition du personnel. Des spécialistes de l'institution doivent élaborer l'approche de nettoyage pour les objets concernés.
Décrire la contamination et le flux de travail
Listez la taille des objets, leur fragilité, la contamination, la charge de travail quotidienne et si le personnel tournera des pages, brossera ou aspirera localement. Évaluez les moisissures et les contaminations inconnues avant le travail pour éviter de les propager sans isolement.
Utilisez des photographies et des échantillons représentatifs pour décrire la zone de travail et les sources de particules. Les odeurs, les gaz et les micro-organismes ne doivent pas tous être traités comme de la poussière ordinaire.
Choisir entre postes de travail, armoires ou extraction centrale
Les postes de travail ouverts permettent l'observation et le travail manuel ; les armoires fermées ou partiellement fermées offrent différents degrés de confinement. Les systèmes centraux desservant plusieurs postes exigent de considérer les conduits, l'utilisation simultanée et l'espace de maintenance. Le choix dépend de la tâche et du bâtiment.
Demandez aux fournisseurs d'expliquer les points de capture, les ouvertures, le flux d'air et les effets possibles sur le papier ou les supports libres, et de faire une démonstration avec un matériau simulé le cas échéant.
Examiner la filtration et la maintenance
Comprenez la préfiltration, la filtration finale, le remplacement des filtres et l'élimination des déchets. Vérifiez que les classifications de filtres et la documentation d'essai s'appliquent à la configuration fournie. La classe de filtre seule n'établit pas l'efficacité de capture au niveau de la zone de travail.
Les recommandations de l'Institut canadien de conservation sur les moisissures abordent des outils dont les aspirateurs à filtre HEPA. Les matériaux touchés par des moisissures exigent aussi une évaluation de la contamination, un isolement et une protection du personnel.
Définir les interfaces du site et l'exploitation
Vérifiez les dimensions des équipements, l'accès pour l'entretien, l'alimentation électrique, le bruit, la destination de l'évacuation et les interfaces avec le bâtiment. Un personnel qualifié doit évaluer l'évacuation extérieure ou la recirculation intérieure selon le type de contaminant et les exigences locales.
Renseignez-vous sur les commandes de marche et d'arrêt, le réglage du flux d'air, l'indication de l'état des filtres et les procédures en cas de panne. Attribuez la responsabilité de la formation, du nettoyage et de la maintenance.
Rédiger la demande de prix et les critères d’acceptation
Fournissez le nombre de postes de travail, les objets, les tâches représentatives, les plans du site et les heures d'exploitation. Demandez la configuration, la documentation des filtres, la portée de la livraison et la maintenance prévue.
Convenez à l'avance des emplacements de mesure, des conditions d'exploitation et des méthodes d'acceptation. Un travail simulé peut vérifier le flux d'air, l'espace d'exploitation, les alarmes et les enregistrements ; un personnel qualifié doit évaluer l'exposition professionnelle selon les exigences applicables.
Utiliser des conditions communes pour comparer les fournisseurs
Demandez à chaque fournisseur de répondre aux mêmes dimensions d'ouverture, au même nombre d'opérateurs simultanés, aux mêmes tâches et conditions d'exploitation. Pour les conduits centraux, précisez les emplacements des postes de travail, les contraintes de longueur de conduit, l'utilisation simultanée et la responsabilité du raccordement à l'évacuation du bâtiment.
Demandez une tarification distincte pour les préfiltres, les filtres finaux, les accessoires, l'installation, la formation ainsi que l'inspection et le remplacement des filtres. Consignez les hypothèses et les responsabilités en vue d'une confirmation ultérieure lorsqu'une visite du site est nécessaire.
Tester le flux de travail avec des tâches simulées
Lors de la réception, les opérateurs peuvent déposer, retourner, brosser légèrement et retirer des échantillons non issus des collections, puis nettoyer le plan de travail. Observez si les ouvertures, l'éclairage ou les équipements gênent le travail, et vérifiez l'accès sûr aux filtres et leur retrait conformément au manuel.
Un ventilateur en marche ou une simple étiquette sur le filtre ne suffit pas à établir une protection. Lorsque des critères de débit d'air ou d'exposition sont exigés, des spécialistes compétents doivent définir les points de mesure, les conditions et les instruments, en consignant l'état des portes, des fenêtres et de la ventilation du bâtiment.
Les registres de maintenance peuvent inclure les conditions d'exploitation, les inspections et remplacements de filtres, les problèmes rencontrés et la personne responsable. Confirmez la bonne installation après remplacement et traitez les matières collectées selon les procédures de l'institution et les instructions réelles de l'équipement.
Si un poste unique devient ultérieurement un système multi-postes ou si le tracé des gaines change, faites réévaluer le système par des spécialistes. Les chiffres de l'équipement existant n'établissent pas automatiquement la performance de captage dans de nouvelles conditions.
Sources
Communiquez le nombre de postes de travail, le type de contamination et l'agencement du site pour discuter des options de captage et de filtration.
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