Equipos para la sala de recuperación tras desastres en archivos: de la respuesta ante daños por agua a la preparación a largo plazo

Empezar por los riesgos y las prioridades de la colección

Inventaríe las ubicaciones de almacenamiento, los riesgos de agua, los materiales y cantidades de las colecciones y los registros más importantes. Establezca quién puede activar el plan de emergencia y quién es responsable de la seguridad del personal, del movimiento de las colecciones y de la comunicación externa.

Considere por separado el papel, las fotografías, los medios magnéticos y los objetos compuestos. El tratamiento depende del material y de su estado; no debe darse por sentado que un único método de secado sea adecuado para toda la colección.

Planificar el flujo unidireccional y las zonas de trabajo

Planifique áreas para la recepción y el registro, la clasificación inicial, el aislamiento temporal, el embalaje y la congelación, el secado, la reinspección y la limpieza y el embalaje. Las zonas pueden adaptarse al edificio, pero los puntos de traspaso y las etiquetas de estado deben ser claros.

Deje espacio para carros, suministros de embalaje, extracción de agua y personal. Compruebe las salidas, la carga del suelo, la alimentación eléctrica, el drenaje y la ventilación. El personal experimentado debe determinar cómo se manipulan los objetos contaminados conforme a los procedimientos de seguridad de la institución.

Enumerar los equipos junto con los recursos externos

Según la escala prevista, considere mesas de trabajo, etiquetas y herramientas de documentación, contenedores de carga, almacenamiento congelado, equipos de secado y monitoreo ambiental. Un liofilizador es un componente posible y no debe determinar por sí solo todo el flujo de trabajo.

Cuando comprar equipos no sea económico, verifique con antelación la disponibilidad, los acuerdos de respuesta y los requisitos de traspaso de los proveedores de almacenamiento en frío, transporte y recuperación especializada. Mantenga los contactos actualizados.

Establecer reglas de tratamiento por etapas y documentación

Registre la ubicación, el daño, el estado de embalaje y el destino de cada objeto. Priorice el tratamiento según la urgencia y la sensibilidad del material, conservando fotografías y registros de trabajo para que la identificación no se pierda durante el transporte.

La Library of Congress señala que la congelación puede ganar tiempo antes del secado, pero los distintos materiales requieren decisiones distintas. La congelación en sí no es un tratamiento de conservación definitivo.

Coordinar las compras con los simulacros

Realice un ejercicio de simulación para comprobar el personal, el espacio y el transporte, y luego compre por etapas para cubrir las carencias. Las solicitudes de cotización deben abarcar la capacidad, las condiciones de instalación, el mantenimiento, la capacitación, los repuestos y el servicio en sitio.

Compruebe periódicamente los suministros de emergencia y los procedimientos de documentación. Acuerde alternativas con los proveedores para cortes de energía, fallas de equipos y volúmenes repentinos y grandes de colecciones afectadas.

Utilizar formularios de entrega para preservar la información

Un formulario de recepción puede incluir el identificador de la colección, la ubicación donde se encontró, el estado inicial, fotografías, el embalaje, la prioridad de tratamiento y la persona que transfiere la custodia. Registre la hora y la ubicación en cada traspaso para que el personal de almacenamiento congelado, secado y retorno al almacenamiento comparta el mismo historial. Asigne identificadores temporales a los objetos no identificados y vincúlelos a sus ubicaciones originales.

Marque los lotes potencialmente contaminados o afectados por moho con su estado de aislamiento y el motivo del acceso restringido. Practique con contenedores comunes para comprobar si las etiquetas húmedas siguen siendo legibles, si los carros pasan por las puertas y si el personal puede recuperar un lote determinado.

Elaborar un presupuesto de compra por fases basado en riesgos

La primera fase puede priorizar los suministros básicos de registro, embalaje, transporte y seguridad, y asegurar instalaciones externas capaces de recibir colecciones mojadas. Una fase posterior puede evaluar el espacio permanente, el almacenamiento congelado y los equipos especializados. El plan también debe incluir contactos fuera del horario laboral y alternativas si un proveedor no puede responder de inmediato.

Para los equipos grandes, presupueste las obras en el edificio, la electricidad, la capacitación, el mantenimiento técnico, los consumibles y el mantenimiento durante los períodos de inactividad. Actualice periódicamente los inventarios de las colecciones y las responsabilidades para que el plan siga siendo utilizable en un evento real.

Los ejercicios también deben cubrir los traspasos de transporte externo: quién prepara las listas de embalaje, confirma la aceptación en almacenamiento en frío y registra las temperaturas de transporte, y cómo se verifican las cantidades a la llegada. Marque por separado las fotografías y los materiales mixtos para que no se añadan a los lotes generales de papel sin evaluación.

Tras un ejercicio, registre los cuellos de botella, como rutas bloqueadas o contactos inaccesibles, asigne un responsable y fije una fecha de revisión. Los proveedores de equipos pueden explicar las necesidades de instalación y capacitación, pero la institución conserva la responsabilidad de las prioridades de tratamiento.